De Gaswacht automatiseert onderhoudsplanning met Robaws en Connectro

Voor installatiebedrijven met veel onderhoudscontracten kan het plannen van periodiek onderhoud een flinke administratieve uitdaging zijn. Klanten moeten worden benaderd, afspraken moeten worden ingepland en de juiste informatie moet vervolgens bij de planning en monteur terechtkomen.

De Gaswacht uit Tilburg heeft dit proces grotendeels geautomatiseerd. Het installatiebedrijf werkt al langere tijd met Robaws en gebruikt de software naast calculaties en projecten intensief voor Service & Onderhoud. Met ruim 4.500 installaties in onderhoud is een efficiënte onderhoudsplanning daarbij essentieel.

Door Robaws te koppelen aan de onderhoudskalender van Connectro kunnen klanten van De Gaswacht zelf hun onderhoudsafspraak inplannen. De gekozen afspraak komt vervolgens automatisch in de dagplanning van Robaws terecht en wordt direct gekoppeld aan de juiste klant, het adres en de onderhoudsorder.

Meer dan 4.500 installaties in onderhoud

De Gaswacht heeft een grote hoeveelheid installaties in onderhoud. Het gaat onder meer om WTW-installaties, warmtepompen, cv-ketels en airconditioningsystemen.

Voor al deze installaties moeten periodiek onderhoudsbeurten worden uitgevoerd. Wanneer dat handmatig zou moeten worden opgevolgd en ingepland, levert dat veel administratieve handelingen op.

Juist daarom is automatisering van Service & Onderhoud interessant. Robaws biedt De Gaswacht de centrale omgeving voor de onderhoudsorders en planning. De koppeling met Connectro zorgt er vervolgens voor dat een groot deel van het afspraakproces automatisch verloopt.

De klant plant zelf het onderhoud

Het proces begint automatisch.

Wanneer 's nachts in Robaws een nieuwe onderhoudsbeurt wordt aangemaakt, zorgt de koppeling ervoor dat de klant automatisch een e-mail ontvangt. Daarin wordt aangegeven dat het weer tijd is voor het onderhoud van de installatie.

De klant hoeft vervolgens alleen de postcode in te voeren.

Op basis daarvan krijgt de klant de beschikbare dagen en tijdstippen te zien waarop De Gaswacht in dat postcodegebied afspraken wil laten plaatsvinden. De Gaswacht kan deze planning zelf instellen. Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald op welke dagen en binnen welke tijdvakken monteurs in een bepaald postcodegebied beschikbaar zijn.

De klant kiest vervolgens zelf een geschikt moment.

Van online afspraak direct naar de planning van Robaws

Het interessante aan de koppeling zit in wat er daarna gebeurt.

De gekozen afspraak wordt automatisch verwerkt in Robaws. Er ontstaat een afspraak in de dagplanning die direct gekoppeld is aan de juiste klant, het juiste adres en de bijbehorende onderhoudsorder.

Daarmee hoeft een medewerker de afspraak niet opnieuw over te nemen vanuit een mailbox, website of ander systeem. De informatie staat direct op de juiste plek in de software.

Ook voor de monteur is de afspraak vervolgens beschikbaar in Wappy.

Minder administratie, meer tijd voor onderhoud

Voor De Gaswacht betekent deze werkwijze dat er rondom het plannen van onderhoud nauwelijks nog handmatige handelingen nodig zijn.

Medewerkers hoeven klanten niet één voor één te bellen of mailen om een afspraak te maken. Ook het verwerken van de gekozen afspraak in de planning en het doorzetten van de informatie naar de monteur gebeurt automatisch.

De medewerker hoeft uiteindelijk vooral nog te doen waar het om draait: zorgen dat het onderhoud wordt uitgevoerd en vervolgens de werkzaamheden factureren.

Dat is een goed voorbeeld van hoe ERP-software en een slimme brancheoplossing elkaar kunnen versterken. Robaws vormt de centrale basis voor de onderhoudsadministratie en planning, terwijl Connectro een specifiek onderdeel van het proces automatiseert: het online plannen van onderhoud door de klant.

Robaws, Connectro en Wappy als één digitale onderhoudsketen

De samenwerking tussen Robaws en Connectro laat zien dat goede bedrijfssoftware niet altijd betekent dat ieder proces binnen één systeem hoeft plaats te vinden.

Robaws vormt voor De Gaswacht de centrale ERP-software voor onder meer projecten en Service & Onderhoud. Connectro voegt daar een gespecialiseerde oplossing aan toe voor het online plannen van onderhoud door klanten. Via de koppeling komt de informatie vervolgens automatisch terug in Robaws en uiteindelijk bij de monteur in Wappy.

Zo blijven de verschillende systemen doen waar ze goed in zijn, terwijl de informatie tussen de oplossingen automatisch wordt uitgewisseld.

Voor een installatiebedrijf met duizenden installaties in onderhoud levert dat vooral veel gemak en tijdswinst op.