Vliet kiest voor Robaws en Wappy voor een efficiëntere buitendienst

Voor bedrijven die dagelijks bezig zijn met onderhoud, renovatie en verbouwingen is een goede administratie onmisbaar. Tegelijkertijd wil je natuurlijk voorkomen dat medewerkers die buiten aan het werk zijn een groot deel van hun tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen.

Bij Vliet uit Waardenburg was dat een belangrijk aandachtspunt. Het bedrijf was intern al gewend aan digitale projectadministratie, maar voor de buitendienst was deze manier van werken nog relatief nieuw. Met de overstap naar Robaws en Wappy wilde Vliet de administratieve rompslomp voor de buitendienst verminderen en werkzaamheden sneller en overzichtelijker verwerken.

Minder administratie voor de medewerkers buiten

De medewerkers van Vliet zijn dagelijks actief binnen onderhoud, renovatie en verbouwingen. Daarbij komen vanzelf veel verschillende soorten informatie en documenten kijken. Bonnen, foto’s en andere projectinformatie moeten uiteindelijk allemaal op de juiste plek terechtkomen.

Juist daar merkt Vliet een duidelijk verschil sinds de introductie van Robaws en Wappy.

De administratieve verwerking gaat sneller en verschillende onderdelen zijn verder geautomatiseerd. Daardoor zijn medewerkers buiten minder tijd kwijt aan administratie en blijft er meer tijd over voor het werk waar zij daadwerkelijk voor op pad zijn.

Ook het risico dat documentatie verloren raakt, is kleiner geworden. Bonnen en foto’s kunnen onderdeel worden van de digitale projectadministratie, waardoor belangrijke informatie beter bij het betreffende project beschikbaar blijft.

Van even wennen naar een vaste werkwijze

De overstap naar een nieuwe manier van werken vroeg in het begin natuurlijk om enige gewenning. Vooral medewerkers die al langere tijd op de vertrouwde manier werkten, moesten wennen aan de nieuwe werkwijze.

Inmiddels is dat volgens Vliet goed verlopen. De medewerkers zijn tevreden en ook de medewerkers die in het begin wat meer moeite hadden met de verandering, werken inmiddels goed met de nieuwe werkwijze.

Een belangrijke rol daarin speelde de kick-off van Wappy. Door vooraf goed uit te leggen hoe Wappy gebruikt wordt en hoe de nieuwe werkwijze eruitziet, konden de medewerkers vanaf het begin met een duidelijke basis aan de slag.

Dat heeft ervoor gezorgd dat Wappy binnen Vliet snel onderdeel is geworden van de dagelijkse praktijk.

Een goede start met Robaws en Wappy

Ook de implementatie van Robaws verliep volgens Vliet prettig. Samen met Sander werd de inrichting opgepakt, waarbij Robaws en Wappy zoveel mogelijk gelijktijdig zijn gestart.

Die gezamenlijke aanpak zorgde ervoor dat niet alleen de software werd ingericht, maar ook de nieuwe werkwijze voor de medewerkers direct kon worden meegenomen.

Vooral de kick-off van Wappy werd als prettig ervaren. Door medewerkers goed mee te nemen in de toepassing van de software, verliep de introductie in de praktijk soepel.

Online werken met ruimte voor verdere groei

De keuze voor Robaws kwam voort uit gesprekken over een online oplossing voor de bedrijfsvoering. Daarbij speelde ook de mogelijkheid om Robaws te koppelen met oplossingen van Bouwinfosys een belangrijke rol.

Voor Vliet is die aansluiting interessant omdat het bedrijf daarmee verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering digitaal met elkaar kan verbinden. Robaws en Wappy vormen daarbij een belangrijke basis voor het ondersteunen van zowel de projectadministratie als de werkzaamheden buiten.

Tegelijkertijd kijkt Vliet bewust naar welke processen op dit moment goed werken en waar verdere digitalisering in de toekomst interessant kan zijn.

Niet alles hoeft direct digitaal

Een goed voorbeeld daarvan zijn offertes en facturen. Vliet werkt voor offertes momenteel nog met een eigen Excel-sjabloon. Ook de facturatie richting woningbouw is relatief complex en wordt daarom nog in Excel verwerkt.

Op dit moment werkt die werkwijze naar tevredenheid. Dat betekent niet dat verdere automatisering wordt uitgesloten. Vliet bekijkt per proces wat op dat moment de meeste waarde oplevert en houdt de mogelijkheden voor de toekomst open.

Die praktische benadering past bij de manier waarop Vliet met digitalisering omgaat: niet veranderen om het veranderen, maar kijken waar software daadwerkelijk een verbetering oplevert.

Onderhoud, renovatie en verbouwing met meer overzicht

Vliet richt zich op onderhoud, renovatie en verbouwingen en vindt het belangrijk om de bedrijfsvoering voortdurend verder te verbeteren. Ook maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) speelt binnen de organisatie een belangrijke rol.

Met Robaws en Wappy heeft Vliet in ieder geval een volgende stap gezet in het digitaliseren van de dagelijkse werkzaamheden. Vooral voor de buitendienst levert dat inmiddels duidelijke voordelen op: minder administratieve rompslomp, sneller werken en minder kans dat belangrijke projectdocumentatie zoals bonnen en foto’s verloren gaat.

De eerste gewenning heeft plaatsgemaakt voor een werkwijze die inmiddels goed is ingeburgerd. En met de mogelijkheden die Robaws biedt, blijft er ruimte om ook in de toekomst te bekijken welke processen verder kunnen worden geoptimaliseerd.