Bouwbedrijf ASR maakt de overstap van BouwOffice naar Robaws en Exact Online

Soms ontstaat verandering niet omdat een systeem niet meer werkt, maar simpelweg omdat de situatie verandert. Bij Bouwbedrijf ASR was dat precies het geval. Nadat de bestaande server aan vervanging toe was, ontstond een logisch moment om opnieuw naar de bedrijfssoftware te kijken. ASR besloot daarbij niet opnieuw te investeren in de bestaande situatie, maar de stap te maken naar online werken met Robaws in combinatie met Exact Online.

Van vertrouwd werken met BouwOffice naar online met Robaws

ASR werkte jarenlang met BouwOffice, de bedrijfssoftware van ons moederbedrijf Bouwinfosys. Het systeem was vertrouwd en de organisatie had haar dagelijkse processen hier volledig op ingericht. Projecten, offertes, calculaties en administratie verliepen via een werkwijze die binnen ASR goed bekend was.

De noodzaak om de bestaande server te vervangen bracht echter een nieuwe vraag met zich mee: opnieuw investeren in een lokale werkomgeving, of kiezen voor een moderne online oplossing?

ASR koos voor het laatste.

Samen met Probouws werd gekeken naar de mogelijkheden van Robaws in combinatie met Exact Online. De combinatie sloot goed aan bij de wens van ASR om toekomstgerichter, flexibeler en overzichtelijker te kunnen werken.

Een overstap naar nieuwe software hoeft niet ingewikkeld te zijn

Een overstap van bedrijfssoftware brengt altijd de nodige vragen met zich mee. Een nieuwe werkwijze raakt immers direct aan de dagelijkse praktijk. Voor ASR was het daarom vooraf best spannend of de overgang naar Robaws soepel zou verlopen.

Die zorgen bleken uiteindelijk mee te vallen.

De basis van Robaws werd in slechts drie dagdelen ingericht. Vervolgens kon ASR al snel zelfstandig met de nieuwe software aan de slag. De eerste vragen konden telefonisch worden opgepakt en bleken goed te overzien.

Zoals bij iedere softwareoverstap was er in het begin sprake van enige gewenning. Ook het overzetten en opnieuw inrichten van gegevens binnen Exact Online vroeg de nodige aandacht. Maar de totale overgang bleek voor ASR goed behapbaar.

Meer overzicht met Robaws en Exact Online

Inmiddels kijkt ASR positief terug op de overstap van BouwOffice naar Robaws en Exact Online.

De nieuwe werkwijze geeft meer overzicht binnen projecten en administratie. Het opstellen en opvolgen van offertes en calculaties verloopt eenvoudiger en ook verschillende dagelijkse werkzaamheden kunnen efficiënter worden uitgevoerd.

Een belangrijk voordeel zit volgens ASR in de administratieve tijd die wordt bespaard. Door processen slimmer in te richten en minder tijd kwijt te zijn aan administratieve handelingen, ontstaat er meer ruimte voor ander werk.

De overstap levert daarmee niet alleen een moderne online werkomgeving op, maar ook praktische tijdwinst in de dagelijkse bedrijfsvoering.

BouwOffice vervangen? Kijk naar wat de organisatie nu nodig heeft

De ervaring van ASR laat zien dat een overstap naar andere bedrijfssoftware niet alleen een technische keuze hoeft te zijn. Soms ontstaat het juiste moment vanzelf.

Een server die vervangen moet worden kan bijvoorbeeld aanleiding zijn om opnieuw te kijken naar de manier waarop de organisatie werkt. Wil je afscheid nemen van lokale servers en overstappen naar online bedrijfssoftware voor de bouw, dan kan Robaws in combinatie met Exact Online een interessante oplossing zijn.

Voor ASR betekende de overstap niet dat de jarenlange ervaring met BouwOffice geen waarde meer had. Integendeel. De bestaande kennis en werkwijze vormden juist een belangrijke basis voor de overgang. Daarom kozen zij voor de samenwerking met Probouws en niet een van de andere partners van Robaws.

Het verschil is dat ASR nu verder kan met een moderne, online oplossing die aansluit bij de volgende fase van de organisatie.

Samen overstappen naar Robaws

De overstap van BouwOffice naar Robaws en Exact Online is bij ASR in korte tijd gerealiseerd. Met een praktische inrichting, begeleiding waar nodig en ondersteuning tijdens de eerste periode kon de organisatie snel met de nieuwe software aan de slag.

Een mooi voorbeeld van hoe een verandering die in eerste instantie ontstaat uit noodzaak, uiteindelijk kan uitgroeien tot een verbetering van de dagelijkse bedrijfsvoering.